Diretrizes Gerais da Empresa

• Canais Oficiais de Comunicação
• Uso do Microsoft Teams
• Organização e Armazenamento de Informações
• Padronização de Processos
• Responsabilidade por Documentação
• Boas Práticas Gerais

Canais Oficiais de Comunicação

Objetivo: evitar ruído, perda de informação e retrabalho.

Canais e regras:

• Microsoft Teams

  • Canal oficial de comunicação interna

  • Discussões de trabalho, decisões, alinhamentos

  • Uso obrigatório para assuntos operacionais

  • Cada setor deve usar seu canal específico

• Chatbot / Sistema

  • Canal oficial de comunicação com clientes

  • Proibido usar WhatsApp pessoal

  • Todo histórico deve ficar registrado

• E-mail

  • Uso para comunicações formais

  • Solicitações externas, acessos, liberações, contratos

• Ligações / Calls

  • Usar apenas quando:

    • Texto não resolve

    • Urgência real

    • Alinhamento final

  • Sempre registrar resumo no Teams após a call

📌 Formato obrigatório de comunicação interna

Uso do Microsoft Teams

Padrão obrigatório:

• Cada demanda relevante deve gerar:

  • Uma conversa clara ou

  • Um card no Planner

• Evitar mensagens soltas sem contexto

• Atualizar status das tarefas

Planner:

• Usar para tarefas:

  • Médias ou longas

  • Que dependem de mais pessoas

• Micro demandas podem ficar no chat (como notas)

Organização e Armazenamento de Informações

Onde salvar cada coisa

BookStack

Utilizado como fonte oficial de conhecimento e processos da empresa.

Deve conter:

• Processos internos

• Manuais

• Procedimentos

• Bases de conhecimento

• Passo a passo técnico

• Documentação de referência

Toda informação que represente forma de trabalho, padrão ou aprendizado recorrente deve estar documentada no BookStack.

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OneDrive

Utilizado como repositório oficial de arquivos e dados operacionais.

Deve conter:

• Documentações de plataformas

• Acessos e credenciais (quando aplicável)

• Arquivos operacionais

• Materiais de apoio

• Conteúdos que não se enquadram como processo ou base de conhecimento

O OneDrive não substitui o BookStack como fonte de processos, mas complementa o armazenamento de arquivos necessários à operação.

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Sistema / Plataformas Operacionais (CRM, Chatbot, etc.)

Utilizados como fonte oficial de dados operacionais e históricos.

Devem conter:

• Dados de clientes

• Configurações técnicas

• Histórico de atendimentos e interações

• Logs e informações operacionais

Nenhuma informação operacional crítica deve ficar apenas em arquivos locais ou conversas informais.

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Microsoft Teams / Planner

Utilizados para organização do trabalho e comunicação interna.

Devem conter:

• Tarefas

• Acompanhamentos

• Alinhamentos internos

• Decisões e combinados operacionais

Sempre que uma decisão gerar impacto recorrente, o conteúdo deve ser registrado posteriormente no BookStack.

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Regra de ouro

Informação que gera repetição deve ser documentada no BookStack.

Arquivos e dados operacionais devem permanecer nas ferramentas apropriadas, evitando duplicidade e perda de informação.

Padronização de Processos

• Todo processo deve conter:

  • Objetivo

  • Quando usar

  • Passo a passo

  • Responsável

  • Observações importantes

• Processos devem ser:

  • Simples

  • Evolutivos

  • Atualizados conforme uso real

Responsabilidade por Documentação

• Cada setor é responsável por:

  • Criar e manter seus processos

  • Atualizar quando algo mudar

• Documentação não é “extra”
  👉 Faz parte da entrega

Boas Práticas Gerais

• Comunicação clara e objetiva

• Evitar retrabalho

• Registrar decisões importantes

• Pensar sempre:
  “Isso pode virar um processo?”