PABX Contratações, Upgrade, Downgrade e Cancelamento Voltado para etapas de contratações, upgrades dos planos e downgrades. Contratação de PABX Contratação e Onboarding PABX em Nuvem Procedimento Completo — Contratação e Onboarding PABX em Nuvem 1. Criação inicial no CRM (Adapt Nuvem) Antes de iniciar a contratação: Acessar o CRM da Adapt Nuvem: https://testes.adaptnuvem.com.br/sessoes/administrador/crm/ Criar o contato do cliente Criar a oportunidade com o nome do cliente Objetivo: Registrar o lead corretamente Garantir rastreabilidade comercial Permitir evolução do pipeline 2. Fechamento comercial Após negociação e aprovação da proposta comercial pelo cliente, iniciar o processo de contratação. 3. Coleta de informações para cadastro Dados cadastrais CNPJ (ou CPF para pessoa física) Razão Social Nome Fantasia Endereço completo E-mail de faturamento E-mail para assinatura digital do contrato Melhor data de vencimento indicada pelo cliente Dados de telefonia Se portabilidade: Número(s) a portar Última fatura paga Se linha nova: Cidade DDD Estado 4. Comunicação ao cliente Informar que o cadastro será realizado e o contrato será enviado para assinatura via Autentique. 5. Geração do contrato no Autentique Passos: Acessar painel Autentique Meus documentos Selecionar contrato PABX físico ou jurídico Preencher dados Avançar Mesclar arquivo Anexar proposta 6. Inclusão de signatários e envio Inserir e-mails Conferir papéis Nomear: Contrato e Contratado PABX em Nuvem (Empresa) 2026 Enviar 7. Assinatura do cliente Orientar cliente a abrir o link, conferir e clicar em ASSINAR . 8. Download do contrato assinado Baixar PDF final no Autentique 9. Registro no Teams (Planner) Localizar CARD Sessão Assinatura contrato e Pagamento Anexar contrato assinado 10. Atualização no CRM Adapt Nuvem Localizar oportunidade Marcar como ganho 11. Gerar contrato interno (Adapt Nuvem) Inserir dados do cliente Gerar contrato interno para faturamento 12. Comunicação Financeiro (Teams) Informar no chat FINANCEIRO : Negócio fechado Cliente Valor Quando será faturado o primeiro pagamento Melhor data de vencimento 13. Início do onboarding Enviar planilha modelo de configuração do PABX Cliente preenche Cliente devolve Objetivo: URA Ramais Filas Horários Regras 14. Recebimento e validação Conferir preenchimento Validar dados críticos Solicitar ajustes se necessário 15. Registro no CARD (Teams) Anexar: Planilha preenchida Dados cadastrais Última fatura (portabilidade) Informações coletadas 16. Movimentar fluxo Mover CARD para: CRIAR PABX 17. Resultado final esperado Contato e oportunidade criados no CRM Contrato assinado Oportunidade marcada como ganho Financeiro informado Dados organizados Configuração coletada Card pronto para criação técnica do PABX Onboarding concluído Upgrade PABX Procedimento de Upgrade de PABX – Resumo Operacional 1. Identificação do Tipo de Upgrade Solicitado - Verificar com o cliente se o upgrade solicitado é referente a:   - Linha nova ou nova portabilidade     - Ramal novo     - Canal de saída adicional     - Módulo adicional   - Atenção: Clientes costumam confundir “linha” com “ramal”. Usar linguagem simples e questionar:   Exemplo: “Essa nova linha que você quer, será divulgada para seus clientes ligarem ou será um ramal para instalar no computador ou telefone de mesa IP?” 2. Direcionamento Inicial Conforme Necessidade - Se for linha nova ou portabilidade:   - Confirmar intenção real com o cliente.   - Encaminhar para o setor comercial, mesmo que o atendimento esteja sendo feito pelo suporte ou financeiro. - Se for ramal novo:   - Qualquer setor (comercial ou suporte) deve:     - Acessar o painel PABX do cliente.     - Verificar com o cliente se há ramais contratados sem uso.       - Se houver ramal sobrando: Usar o existente, sem necessidade de upgrade.       - Se não houver: Encaminhar para o comercial para negociação e definição de valores. 3. Ações do Setor Comercial - Após acordo com o cliente, o comercial deve:   - Lançar no Planner (painel visual da equipe), no card do cliente:     - Mover o card para a coluna "Pedidos e Alterações".     - Informar:       - Quantidade de novos ramais.       - Nome de cada ramal.       - Setor de uso.       - Procedimento necessário:         - Instalar em telefone IP         - Ou disponibilizar dados do ramal para o cliente     - Incluir também as informações necessárias para o financeiro ajustar o contrato.   - Obs: Em breve, isso será feito pelo CRM, quando estiver pronto. 4. Execução Técnica (Suporte) - Criar os novos ramais conforme solicitado. - Realizar:   - Instalação nos dispositivos do cliente   - Ou envio dos dados de acesso ao cliente - Registrar no card a ação realizada:   Exemplo: “Ramal criado e instalado no cliente.” - Mover o card do cliente para a coluna "Financeiro". 5. Ajuste Contratual (Financeiro) - Realizar os ajustes contratuais conforme upgrade. - Registrar no card a conclusão da atividade.   Exemplo: “Contrato ajustado conforme upgrade.” - Mover o card para a coluna "Tudo OK". 6. Procedimento para Upgrade de Canal de Saída ou Módulo Adicional - Segue o mesmo fluxo dos ramais, com as seguintes diferenças:   - Não há instalação física.   - Apenas ajuste técnico de canal ou módulo. - Cada setor envolvido deve registrar no card o procedimento que realizou antes de mover o card para o próximo responsável. Cancelamento Solicitação de cancelamento pelo cliente Processo de Cancelamento 1. Entrada da solicitação O cliente pode solicitar cancelamento por qualquer canal (WhatsApp, telefone, e-mail, chatbot, etc.). Ação obrigatória: encaminhar imediatamente para o setor Comercial . 2. Etapa de reversão (Comercial) O Comercial assume o atendimento e executa: Identificar o motivo do cancelamento Atuar na retenção do cliente , propondo soluções: Ajuste de plano Correção de problemas técnicos Condições comerciais Treinamento ou reconfiguração Objetivo: evitar o cancelamento 3. Sem reversão → seguir roteiro padrão Caso o cliente mantenha a decisão, o Comercial deve comunicar: 3.1 Formalização obrigatória Solicitar envio de e-mail para: financeiro@nuvemjti.com.br comercial@nuvemjti.com.br O e-mail deve conter: Pedido explícito de cancelamento Motivo do cancelamento 3.2 Aviso prévio Informar que há aviso prévio de 30 dias , conforme cláusula 8.2 do contrato O prazo começa a contar a partir da formalização por e-mail 3.3 Linhas telefônicas (portabilidade) Se houver números de propriedade do cliente: Permanecerão ativos por 30 dias Cliente deve solicitar portabilidade dentro desse prazo Após o prazo, não há garantia de manutenção dos números 3.4 Gravações de chamadas Se solicitado: Fornecer link para download Disponível por até 30 dias após a formalização Após esse prazo, os dados poderão ser removidos 4. Pós-formalização (interno) Após recebimento do e-mail: Registrar no sistema (AdaptNuvem / CRM) Atualizar status do cliente para Cancelamento em andamento Notificar: Financeiro (faturamento final) Suporte (planejamento de desligamento) Criar tarefa com data de término (D+30) 5. Encerramento Ao final dos 30 dias: Desativar serviços Confirmar encerramento com cliente Garantir: Nenhum faturamento indevido Recursos liberados (ramais, troncos, licenças) Observação operacional Nenhum cancelamento deve ser executado sem formalização por e-mail Todo fluxo deve ser rastreável (registro no CRM / AdaptNuvem)