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Processo de contratação do Chatbot

Processo de contratação do Chatbot

1. Cadastro inicial do lead no CRM

Assim que surgir uma oportunidade, o lead deve ser cadastrado no Adapt Nuvem CRM com, no mínimo, as seguintes informações:

  • Nome do responsável
  • Nome da empresa
  • Etapa: Apresentação

2. Agendamento e realização da apresentação

Após o cadastro, o comercial deve agendar a apresentação com o cliente.

Durante a apresentação, o objetivo é:

  • Apresentar a plataforma
  • Entender como funciona a operação do cliente
  • Identificar como o chatbot pode ajudar no dia a dia
  • Oferecer um teste de 7 dias, contemplando:
    • 1 canal
    • conexão com 1 linha do cliente
    • até 4 usuários

3. Definição do fluxo inicial para teste

Se o cliente aceitar o teste, o comercial deve alinhar um fluxo inicial de atendimento que servirá como base para a operação piloto.

Esse fluxo pode ser criado com apoio do ChatGPT como exemplo inicial e enviado ao cliente para validação.

O cliente poderá:

  • aprovar o fluxo
  • solicitar ajustes
  • editar e devolver a versão desejada

Somente após o retorno do cliente com o fluxo validado o processo segue para a equipe de suporte.

4. Abertura do card no Teams

Com o fluxo definido, o comercial deve criar um card no Teams, dentro do quadro CHATBOT, com o seguinte padrão:

Título do card:
Nome da empresa + nome do responsável

Responsáveis atribuídos:
Todos da Nuvem JTI, para que recebam as notificações e interações do card

Informações que devem constar no card:

  • Nome do responsável
  • Contato do responsável
  • Empresa
  • Observações relevantes do cliente

Comentários do card:

  • Fluxo definido para o teste

Após isso, o card deve ser movido para a etapa Criar Chatbot, com a TAG TESTE.

5. Criação do ambiente de teste

A partir desse momento, a responsabilidade passa para o suporte, que deverá:

  • criar o ambiente de teste do chatbot
  • entrar em contato com o cliente
  • agendar a implantação do teste
  • realizar o treinamento de uso

6. Período de teste

O teste terá validade de 7 dias.

Durante esse período, o cliente utilizará o ambiente piloto para avaliar a ferramenta na prática.

7. Follow-up comercial após o teste

No 8º dia, é responsabilidade do comercial entrar em contato com o cliente para:

  • verificar como foi a experiência
  • entender percepções, dificuldades e pontos positivos
  • identificar interesse na continuidade
  • conduzir a conversão para contratação

8. Elaboração da proposta comercial

Se o cliente aprovar a experiência do teste, o próximo passo é a elaboração da proposta comercial.

Após o envio da proposta, o comercial deverá acompanhar até obter o aceite formal do cliente.

9. Coleta de dados para contratação

Com a proposta aprovada, inicia-se a fase de onboarding comercial.

O comercial deve coletar os seguintes dados:

  • CNPJ ou CPF
  • Razão Social
  • Nome Fantasia
  • Endereço completo
  • E-mail de faturamento
  • E-mail para assinatura digital do contrato

10. Emissão e envio do contrato

Com os dados em mãos, o comercial deve criar o contrato do cliente no Autentique, preenchendo as informações cadastrais e anexando a proposta comercial aprovada junto ao contrato.

Em seguida, o contrato deve ser enviado para assinatura digital.

11. Assinatura concluída

Após a assinatura do contrato pelo cliente:

  • anexar o contrato assinado no card do cliente
  • manter o histórico documental centralizado no card

12. Retorno do card para implantação definitiva

Com o contrato assinado, o card deve ser movido novamente para Criação do CHATBOT, agora para a implantação oficial.

Nesta etapa, o suporte deverá:

  • alinhar as configurações finais com o cliente
  • realizar os ajustes definitivos
  • concluir a entrega do ambiente contratado

Resumo do fluxo por etapas

Comercial

  1. Cadastra lead no CRM
  2. Agenda apresentação
  3. Realiza apresentação
  4. Oferece teste de 7 dias
  5. Define fluxo inicial com cliente
  6. Cria card no Teams
  7. Move card para Criar Chatbot com TAG TESTE
  8. Faz follow-up no 8º dia
  9. Elabora proposta
  10. Coleta dados cadastrais
  11. Gera e envia contrato no Autentique
  12. Anexa contrato assinado no card

Suporte

  1. Cria ambiente de teste
  2. Faz contato com cliente
  3. Agenda implantação e treinamento
  4. Acompanha o período de teste
  5. Após contratação, realiza implantação definitiva

Estrutura sugerida de status

Para deixar o processo mais organizado, você pode padronizar assim:

No CRM

  • Apresentação
  • Teste em andamento
  • Proposta enviada
  • Contrato em assinatura
  • Cliente fechado

No Teams / Planner

  • Novo
  • Aguardando fluxo do cliente
  • Criar Chatbot
  • Teste em andamento
  • Follow-up comercial
  • Contratação
  • Implantação final
  • Concluído
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