Organização e Armazenamento de Informações

Onde salvar cada coisa

BookStack

Utilizado como fonte oficial de conhecimento e processos da empresa.

Deve conter:

• Processos internos

• Manuais

• Procedimentos

• Bases de conhecimento

• Passo a passo técnico

• Documentação de referência

Toda informação que represente forma de trabalho, padrão ou aprendizado recorrente deve estar documentada no BookStack.

OneDrive

Utilizado como repositório oficial de arquivos e dados operacionais.

Deve conter:

• Documentações de plataformas

• Acessos e credenciais (quando aplicável)

• Arquivos operacionais

• Materiais de apoio

• Conteúdos que não se enquadram como processo ou base de conhecimento

O OneDrive não substitui o BookStack como fonte de processos, mas complementa o armazenamento de arquivos necessários à operação.

Sistema / Plataformas Operacionais (CRM, Chatbot, etc.)

Utilizados como fonte oficial de dados operacionais e históricos.

Devem conter:

• Dados de clientes

• Configurações técnicas

• Histórico de atendimentos e interações

• Logs e informações operacionais

Nenhuma informação operacional crítica deve ficar apenas em arquivos locais ou conversas informais.

Microsoft Teams / Planner

Utilizados para organização do trabalho e comunicação interna.

Devem conter:

• Tarefas

• Acompanhamentos

• Alinhamentos internos

• Decisões e combinados operacionais

Sempre que uma decisão gerar impacto recorrente, o conteúdo deve ser registrado posteriormente no BookStack.

Regra de ouro

Informação que gera repetição deve ser documentada no BookStack.

Arquivos e dados operacionais devem permanecer nas ferramentas apropriadas, evitando duplicidade e perda de informação.